DEIN KANZLEICOACH
Digitalisierung & Prozesse
Ich unterstütze Steuerkanzleien dabei, ihre Prozesse und digitale Arbeitsweise so aufzustellen, dass sie im Kanzleialltag wirklich funktionieren. Nicht mit theoretischen Konzepten oder Tool-Aktionismus, sondern aus der Praxis heraus – als Steuerberater, der selbst täglich mit digitalen Strukturen arbeitet.
aus …
DEIN PROBLEM
Warum Prozesse, Technik und Menschen nicht zusammenpassen
Buchhaltung raubt extrem viel Zeit von Fachkräften – Entlastung durch Vorsysteme und Workflows.
Vor- und nachgelagerte Prozesse (z.B. Unterschriftenprozess, Kommunikation Mandanten usw.) fressen extrem viel Zeit, die nicht fakturiert werden kann und bindet Fachkräfte unnötigerweise, anstatt dass diese fachliche Arbeit leisten bzw. sich weiterbilden.
Schnittstellen werden nicht verstanden, dadurch mehr Zeitaufwand für dasselbe Honorar und sehr oft Doppelarbeit, Korrekturen sowie manchmal Datenverluste wegen falscher oder fehlender Schnittstellen.
ÜBER MICH
Sparringspartner auf Augenhöhe statt externer Berater
Ich arbeite nicht als externer Berater mit fertigen Konzepten, sondern als Sparringspartner auf Augenhöhe – aus der Praxis heraus und mitten im Kanzleialltag. Als Steuerberater kenne ich die Herausforderungen moderner Kanzleien und weiß, dass Digitalisierung nur funktioniert, wenn Prozesse, Technik und Menschen zusammenpassen.
Mit TAXSYS habe ich den Rahmen geschaffen, in dem ich Kanzleien strukturiert begleite und Veränderungen nachhaltig umsetze. Dabei geht es nicht um schnelle Lösungen oder kurzfristige Effekte, sondern um tragfähige Strukturen, die im Alltag funktionieren.
Gemeinsam entwickeln wir klare Abläufe und sinnvolle Automatisierungen, Schritt für Schritt und passend zur jeweiligen Kanzlei. Mir ist wichtig, dass Veränderungen verstanden, mitgetragen und nachhaltig umgesetzt werden. Nur daraus entsteht spürbare Entlastung und mehr Zeit für Führung und Beratung.
MEINE LEISTUNGEN
Von der Analyse bis zur Umsetzung
Prozess- & Organisationsberatung
Bestehende Kanzleiabläufe, von Finanzbuchhaltung und Lohn über den Jahresabschluss bis zur internen Organisation, werden systematisch analysiert. Medienbrüche, Doppelarbeiten und ineffiziente Routinen werden identifiziert und in klare, verständliche sowie dokumentierte Prozesse überführt. Standardisierung erfolgt dort, wo sie entlastet, nicht dort, wo sie einengt.
Digitalisierungs-
beratung
Ich setze auf die sinnvolle Nutzung vorhandener Systeme – insbesondere DATEV – und bewerte Tools konsequent nach ihrem tatsächlichen Entlastungseffekt. Entscheidend ist nicht, was technisch möglich ist, sondern was im Kanzleialltag wirklich funktioniert. Ziel sind durchgängige, alltagstaugliche Workflows statt digitalem Aktionismus oder kurzlebigem Tool-Hype.
Change- & Mitarbeiterbegleitung
Mitarbeitende werden aktiv in den Veränderungsprozess eingebunden. Veränderungen werden transparent erklärt – mit Fokus darauf, warum Anpassungen notwendig sind und welche konkreten Verbesserungen sich für den Einzelnen ergeben. Schulung und Training erfolgen direkt an den realen Kanzleiprozessen. Ziel sind Akzeptanz, Sicherheit und ein aktives Mittragen der Veränderung im Kanzleialltag.
Umsetzung & Koordination
Der Fokus liegt auf realer Umsetzung statt reiner Konzepte. Maßnahmen werden gemeinsam priorisiert und Schritt für Schritt umgesetzt, anstatt Veränderungen im „Big Bang“ einzuführen. Die Koordination zwischen Kanzlei, eingesetzter Software und Mitarbeitenden stellt sicher, dass alle Maßnahmen ineinandergreifen und im Alltag funktionieren.
ARBEITSWEISE
In drei Schritten zu spürbarer Entlastung
Die Zusammenarbeit mit mir erfolgt in einer klar strukturierten 1:1-Begleitung. Ausgangspunkt ist eine gemeinsame Standortbestimmung: Der aktuelle Stand von Prozessen, Digitalisierung und Organisation wird transparent analysiert. Darauf aufbauend werden konkrete Ziele definiert und priorisiert – realistisch, messbar und passend zur jeweiligen Kanzlei.
Im zweiten Schritt folgt die Prozess- und Digitalanalyse. Bestehende Abläufe werden hinterfragt, vereinfacht und sinnvoll neu strukturiert. Auf dieser Basis entsteht ein individueller Umsetzungsfahrplan, der sich konsequent an Machbarkeit und Alltagstauglichkeit orientiert.
Der dritte Schritt ist die begleitete Umsetzung. Maßnahmen werden Schritt für Schritt eingeführt, Mitarbeitende einbezogen und Veränderungen nachhaltig verankert. Ziel sind keine Standardlösungen, sondern individuelle Kanzleistrukturen, die langfristig entlasten, Sicherheit schaffen und Raum für Beratung, Führung und Weiterentwicklung eröffnen.
Status Quo
Analyse des aktuellen Digitalisierungsstands interner und externer Kanzleiprozesse sowie der Nutzung vorhandener Schnittstellen.
Ziel
Prozesse standardisieren und gezielt Automatisierung zentraler Abläufe.
Onboarding
Identifikation geeigneter Tools und Lösungsansätze zur Erreichung der zuvor definierten Ziele.
Vertraut von ...
QUALIFIZIERUNG
Für wen mein Coaching sinnvoll ist – und für wen nicht
Meine Arbeit sorgt für spürbar weniger Chaos im Kanzleialltag. Klare Abläufe und eindeutig geregelte Zuständigkeiten schaffen Orientierung – für Inhaber:innen ebenso wie für das Team. Aufgaben versanden nicht mehr, Entscheidungen werden nachvollziehbar getroffen und Verantwortung ist klar verteilt.
Das Ergebnis sind entlastete Mitarbeitende, die wissen, was zu tun ist, und ihre Arbeit wieder strukturiert erledigen können. Dadurch entsteht mehr Raum für das Wesentliche: fundierte Mandantenberatung, aktive Kanzleiführung und gezielte Weiterentwicklung der Kanzlei.
... für Kanzleien die:
- bereit sind, Dinge ehrlich zu hinterfragen
- Veränderung wirklich wollen
- Verantwortung übernehmen möchten
- langfristig denken
- Mitarbeitende entwickeln wollen
- nicht nur Symptome, sondern Ursachen angehen
REFERENZEN
Mehr Klarheit, weniger Reibung im Kanzleialltag
co-tax Wirtschafts- und Steuerberatungsgesellschaft mbH
Jan Happich, GF & Steuerberater
Praxisnahe Impulse für den Weg zur voll digitalen Kanzlei
Wir haben Herrn Marcus Dein im Rahmen der DATEV Innovation Circle Süd kennengelernt und waren sofort von der Vielzahl sinnvoll eingesetzter digitaler Tools beeindruckt.
Marcus Dein ist ein engagierter Kollege, der seine Kanzlei konsequent digital aufgestellt hat und dieses Know-how praxisnah weitergibt. Besonders wertvoll war für uns seine Unterstützung bei der Einführung der elektronischen Unterschrift mit FP Sign sowie bei der Digitalisierung und vor allem auch Automatisierung von kanzleiinternen Prozessen.
Der Austausch war fachlich sehr kompetent, zugleich offen und kollegial. Die Impulse haben uns spürbar vorangebracht und einen weiteren wichtigen Schritt in Richtung voll digitale Kanzlei ermöglicht.
Wir bedanken uns für die sehr angenehme Zusammenarbeit sowie die schnelle und verlässliche Unterstützung und freuen uns auf den weiteren zukünftigen Austausch.
Marcus ist ein echter Experte in Sachen Digitalisierung und vor allem ein toller Kollege.
Simon & Partner
Sebastian Drexl, M.A. Taxation, GF & Steuerberater
Struktur, Automatisierung und echter Fortschritt - Schritt für Schritt zur modernen Kanzlei
Die Zusammenarbeit mit Marcus hat uns genau dort abgeholt, wo wir standen. Im Fokus stand nicht nur die technische Buchhaltungsautomation mit Lexware Office, sondern vor allem das Verständnis für Systeme und Prozesse – und wie man Mitarbeitende und Mandanten sauber und Schritt für Schritt mitnimmt, ohne alles auf einmal umzukrempeln.
Besonders wertvoll war die Unterstützung bei der Prozessgestaltung für unsere E-Commerce- und SaaS-Mandanten. Marcus hat uns geholfen, die richtigen Vorsysteme zu definieren und diese sinnvoll in unsere Kanzleiabläufe zu integrieren – praxisnah, verständlich und mit Blick auf Skalierbarkeit.
Ein echtes Highlight war die Vorstellung eines modernen Mandantenportals mit KanzleiDrive: klare Prozessstrukturen für die Leistungserstellung, direkte Zusammenarbeit mit Mandanten innerhalb von Projekten, integrierte elektronische Signaturen und ein vollständig angebundener, bidirektionaler Dokumentenaustausch mit der DATEV-DMS.
Darüber hinaus hat Marcus auch KI-gestützte Systeme eingeordnet und sinnvolle Einsatzmöglichkeiten aufgezeigt. Besonders schätzen wir seinen lösungsorientierten Blick über den DATEV-Tellerrand hinaus: Vor- und nachgelagerte Prozesse wurden kritisch hinterfragt und deutlich effizienter neu gedacht.
Fazit: keine Tool-Show, sondern klare Struktur, echte Entlastung im Kanzleialltag und ein moderner, pragmatischer Ansatz, der nachhaltig Wirkung zeigt.
Adlicca Steuerberatungsgesellschaft mbH & Co. KG
Armin Hampel, GF & Steuerberater, Dipl-Betriebswirt (FH)
Digitalisierung, die Menschen mitnimmt - persönlich, strukturiert und praxisnah
Die Zusammenarbeit mit Marcus war von Anfang an persönlich, klar strukturiert und auf Augenhöhe. Statt reiner Online-Beratung fand ein Großteil der Zusammenarbeit direkt vor Ort in unserer Kanzlei statt – mit dem klaren Ziel, alle Beteiligten mitzunehmen und nicht nur Prozesse, sondern auch Menschen weiterzuentwickeln.
Der Beratungsablauf war logisch aufgebaut: vom gemeinsamen Ist-Check über die Definition sinnvoller Automatisierungsansätze in der Buchhaltung bis hin zur Auswahl passender Vor- und Nachsysteme. Besonders positiv war, dass jede Veränderung transparent erklärt und Schritt für Schritt eingeführt wurde. Unsere Mitarbeiter wurden laufend informiert, eingebunden und geschult – niemand wurde „stehen gelassen“.
Auch komplexere Themen wie Mandantenportale, digitale Zusammenarbeit mit Mandanten, elektronische Signaturen oder Schnittstellen zur DATEV-Welt wurden verständlich aufbereitet und gemeinsam umgesetzt. Ergänzend hat Marcus auch Lösungen außerhalb der DATEV betrachtet und pragmatische Alternativen aufgezeigt, wo diese im Kanzleialltag sinnvoll sind.
Was uns überzeugt hat: kein starres Konzept, sondern echte Praxisberatung mit Blick auf unsere Kanzleistruktur, unsere Mandanten und unser Team. Das Ergebnis sind klarere Prozesse, mehr Effizienz im Tagesgeschäft und ein Team, das die digitale Weiterentwicklung aktiv mitträgt.
Friebe & Partner Steuerberater Rechtsanwälte
Michael Friebe, Diplom-Kaufmann, Steuerberater
Endlich klare Prozesse, weniger E-Mail-Chaos und mehr Zeit für Beratung
Von der ersten Kontaktaufnahme mit Marcus von TAXSYS über den Kanzlei-Check-up vor Ort in Nürnberg bis hin zum Digital-Kick-Off-Day mit dem gesamten Team: alles war logisch, praxisnah und sauber strukturiert.
Besonders wertvoll war der ganzheitliche Blick auf unsere Kanzlei. Vom digitalen Mandanten-Onboarding über klare Kommunikationswege mit Mandanten und Behörden bis hin zur sinnvollen Toollandschaft – nichts war theoretisch, alles direkt umsetzbar. Statt Tool-Wildwuchs haben wir jetzt einen klaren Fahrplan, der sauber mit der DATEV-Welt zusammen spielt.
Die größten Gamechanger für uns:
- Eine zentrale Kollaborationsplattform für Due-Diligence-Fälle – standardisierte Abläufe, deutlich effizientere Zusammenarbeit und kein E-Mail-Pingpong
- Eine vollständig integrierte elektronische Signaturlösung – keine Papierprozesse, kein Scannen, kein Upload/Download, sondern rechtssichere Workflows direkt aus der DMS.
- Ein klarer Fahrplan, wie wir durch automatisierte Buchhaltungsprozesse wieder mehr Kapazität für echte Beratung schaffen.
Kurz gesagt: Marcus kommt aus der Praxis, denkt Kanzlei und liefert Struktur. Genau der Sparringspartner, den man sich für die digitale Weiterentwicklung einer Steuerkanzlei wünscht.
